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山东省机关单位档案工作科学化管理测评细则
发布时间:2018-01-23       阅读次数:434

附件1

山东省机关单位档案工作科学化管理测评细则

测评

项目

测评内容

及分值

测 评 细 则

测评依据或方式

自评

得分

测评

得分

一、

(24)

 

1.档案组织管理(15分)

建立档案工作,设立档案工作机构,建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络。(2分)

没有建立档案工作,机关档案工作不合格。机构设置不合理扣1分。查看机构设立文件和档案工作网络设置材料

 

 

机关各级分管领导职责明确,履职到位。(4分)

没有明确分管领导,扣2分;档案工作实际问题得不到解决扣2分。查看机关各级档案工作分管领导、责任人是否过问、研究、解决档案工作实际问题,以及人员的配备,经费的保障,设施设备的配备,制度的监督、协调、落实等属于领导职责范围内的问题是否解决。查看有关文件

 

 

制定本机关、本系统档案工作中长期规划或在机关工作中长期规划中有档案工作内容。(1分)

查看有关文件

 

 

结合本机关、本系统实际情况,近三年制发或转发档案业务管理性文件。严禁档案管理违法违纪行为。

1分)

有管理需要但没有制发或转发管理性文件,每一处扣0.5分,扣满1分止。有档案管理违法违纪行为的单位档案工作不合格,并依法进入行政处罚程序

 

 

监督指导本机关及所属单位档案工作,措施得力,监督有效。(1分)

查看相关文件

 

 

机关档案工作接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导,按规定时限完成重大活动档案移交,档案统计年报、政府公开信息报送,档案进馆及其他档案业务工作。(6分)

不移交重大活动档案的,扣2分,不能申报示范级单位,(机关有重点工程、重要科研项目的参照重大活动档案管理办法制定制度,实施移交);档案到移交年限但没有移交进馆的,扣2分;没有报送统计年报和政府公开信息的各扣1分。检查相关材料

 

 

2.档案工作人员(4,加分3分)

机关档案机构配备符合档案业务管理要求的专(兼)职档案工作人员并保持稳定。(2分)

档案工作人员更换频繁(不满三年换人)或业务上、精力上不能胜任档案工作,本项不得分;档案工作人员为兼职的,扣0.5

 

 

档案工作人员应持证上岗,并积极参加档案业务知识和技能培训。(2分)

档案工作人员没有持证上岗的,扣1分;近三年没有组织开展(参加)档案业务知识和技能培训的,扣1分。查看相关材料

 

 

档案工作人员在省级及省级以上正式刊物上发表档案业务文章。(加分3分)

近三年中发表的文章每篇加1分,加满3分止

 

 

3.档案工作保障制度(5)

档案工作列入各项具体业务工作程序,与其他工作制度有机衔接,为档案工作顺利开展提供保障。建立档案工作奖励和责任追究制度。(1分)

在各项具体业务工作流程中没有与档案工作衔接的,扣0.5分。没有奖励与责任追究制度的,扣0.5分。检查各项具体业务工作流程及相关制度

 

 

建立完善的档案工作制度,联系单位实际,可操作性强,并根据需要进行修改完善。包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理、文件交接、离岗交接清点、设施设备维护使用制度、数字化信息安全管理以及重大活动(重点建设项目、重大科研项目)档案管理办法等。(3分)

其中文件材料归档制度按照国家档案局8号令要求制定,并报同级档案行政管理部门审核后实施。没有的扣2分,已制定但没有经同级档案行政管理部门审核,扣1分,机关职能、机构等变动没有及时修改,扣1分;其他制度,缺一项,扣0.5分,制度缺乏可操作性或长期没有根据单位实际需要进行修改完善的,扣0.5分,合并扣满3分止。检查各项规章制度

 

 

按照实际情况制定或者转发机关专业档案管理办法并报同级档案行政管理部门备案。(1分)

没有制定、转发专业档案管理办法,扣1分;制定了但没经同级档案行政管理部门备案,扣0.5

 

 

二、

(19)

 

4.档案集中统一管理,门类齐全,材料完整(14分)

机关综合档案室集中统一管理本机关全部档案。

2分)

本机关全部档案没有实现集中统一管理的,该机关档案工作不合格。暂时没有条件实体管理的档案要接收目录,没有的扣1分;将归档文件数量纳入档案统计范围,建立档案管理台账,没有的扣1分;对其实体整理、保管和利用状况进行动态监管,没有相关工作小结的扣1分。合并扣满2分止。检查相关材料

 

 

建立健全机关档案门类,包括文书、科技、专门(会计、人物、专业)、照片、声像、实物、重大活动档案以及政府公开信息、资料等,门类齐全。(4分)

缺一个门类扣1分,扣完4分止。门类不全不能申报示范级单位

 

 

各门类档案材料收集规范、真实有效、齐全完整、应归尽归。(8分)

检查归档文件质量、法律标识等,每发现一处不规范的,扣0.5分;1个门类档案的归档率低于90%的,扣1分。归档材料严重不全的,单位档案工作不合格

 

 

5.其他介质文件归档齐全(3分)

收集除纸质档案之外的光介质、磁介质、银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。(1分)

缺少一种介质档案材料,扣0.5分,扣满1分止。实地查看

 

 

按照数据标准,收集各门类档案的电子文件和数字副本文件,包括机关网页信息、公务电子邮件及机关公务社交媒体产生的数字信息等。(2分)

缺门类,扣1分,有门类但收集不全,扣0.5分,扣满2分止。电子文件门类缺失不能申报示范级单位。查看数据

 

 

6.档案征集(2分)

根据实际情况向社会或本系统、本单位有关人员征集档案资料(包括口述历史);已损毁、丢失的档案,通过征集、复制或补制进行补救。(2分)

没有征集档案资料的,扣1分;有损毁、丢失的档案未补救的,扣1分。其他查看相关材料

 

 

三、

(22)

7.信息化规划设施(6分)

统筹协调数字档案室与单位电子文件形成部门、国家综合档案馆的关系,实现文档一体化、馆室一体化管理。(2分)

检查相关材料,实地查看数字档案室建设情况

 

 

机关档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划,统一规划、设计和配备档案信息化基础设施设备。

4分)

没有纳入机关整体规划的,扣1分;按照数字档案室建设指南要求,配备网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等,不满足需要的,发现一处扣0.5分,扣满4分止。检查相关材料并实地查看

 

 

8.数字资源(8分)

按照有关标准收集、整理机关数字信息,建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。(8分)

按照存量数字化、增量电子化的要求,2014年达到全部室藏档案数字化50%的,不扣分。以后每年增加10%,不足的按照比例扣分。数字信息没有按照要求整理的,发现一处,扣0.5分。查看数据库信息

 

 

9.应用系统(4分)

机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求,并与同级综合档案馆信息接收平台对接,按照要求移交电子档案及电子目录等。(4分)

检查数字档案室管理系统各功能模块设计及实际运行状况。每发现一处问题扣0.5分,扣满2分止。没有与同级综合档案馆信息接收平台对接的,扣1分;不按照要求移交电子档案和电子目录的,扣2分,且不能申报示范级单位。查看相关内容

 

 

10.信息安全(4分)

定期检查非纸质载体的可读性,确保其数据长期有效性;及时备份档案数字信息,建立数据恢复机制,保障数字信息安全;开展重要档案异质异地备份。

3分)

查看非纸质载体的抽查记录,没有及时检测的,扣1分;没有定期备份的,扣1分;有需要但没有及时开展档案异地异质备份的,扣1分。检查相关材料,实地查看数字档案信息安全保管状况

 

 

开展纸质档案数字化过程中,采取严格信息安全保障措施。对涉密档案严禁开展外包数字化。(1分)

查看相关材料,实地查看

 

 

 

四、

(14)

11.档案用房及设施配备(9分)

档案库房、阅览室、办公室满足开展档案工作基本需求。(1分)

没有档案库房,本项不得分。阅览室、办公室不能满足工作基本需求,扣0.5分。实地查看

 

 

档案库房配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、灭火器、空调机、去湿机、加湿器、消毒灭菌机、吸尘器、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备,实现 “九防”要求。(6分)

库房应与洗手间、锅炉房、配电间、燃气管道和有放射性物质的地方分开,避免楼顶和西晒,地下室不宜用作档案库房等,有以上情况的本项不得分。“九防”每发现一处不符合标准,扣0.5分;温、湿度不达标准,各扣1分。合并扣满6分止。实地检查

 

 

档案装具符合标准。(2分)

档案装具包括橱、架及卷盒、卷皮等数量充足,符合国家标准,每发现一处不符合要求,扣0.5分,扣满2分止。实地查看

 

 

12.库房安全管理(5分)

档案的出入库登记内容准确、及时;库房温湿度记录完整规范;定期开展库房安全检查,有库房安全检查记录和总结;发现问题应有整改措施且落实到位。

2分)

没有出入库登记,扣0.5分;没有库房安全检查记录和检查总结,扣0.5分;没有整改措施或整改措施没有落实,扣1分,合并扣满2分止。没有库房温湿度记录或记录不全,本项不得分

 

 

制作档案人员离岗交接清点台账,办理档案交接手续,到同级档案行政管理部门备案;定期开展档案清点工作,并写出清点报告。(2分)

没有台账和交接手续,扣0.5分;有台账和交接手续,但是没有备案,扣1分;没有清点报告,扣1分。合并扣满2分止。查看相关材料

 

 

制定档案灾害应急处理预案,并组织演练、培训,提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。(1分)

没有制定灾害应急处理预案,本项不得分。没有组织演练,扣0.5

 

 

五、

(21)

13.档案整理(8分)

严格按照国家标准整理各种门类、各种载体档案,做到分类科学、整理规范。(8分)

检查当年归档的各类档案,每发现一处不符合国家档案整理标准的扣0.5分,扣满8分止

 

 

 

14.检索工具(6分)

按照要求编制各种门类、各种载体档案的检索工具。(4分)

各种目录不符合规范要求的,发现一处扣0.5分。扣满4分止

 

 

建立全宗卷,材料齐全,整理规范。(2分)

按照《全宗卷规范》(DA/T12-2012)和《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012)建立全宗卷。卷内材料不全或整理不规范,扣1

 

 

15.档案利用(7分)

严格借阅登记和利用效果反馈登记,编制档案利用效果实例汇编。(1分)

没有借阅登记,扣0.5分;没有反馈登记,扣0.5分;没有编印档案利用效果实例汇编,扣0.5分,合并扣满1分止

 

 

编写机关大事记、年鉴等;配合机关中心工作、领导决策及社会需求等编制优质档案编研材料。(2分)

查看相关材料

 

 

开展档案鉴定销毁和档案解密开放工作。(3分)

没有开展档案鉴定销毁工作,扣1分;没有开展进馆前档案解密开放工作的,扣2分。查看相关材料

 

 

积极实施档案信息资源共享,实现档案信息资源的远程利用;在机关的网站上有政府公开信息等。(1分)

实地查看

 

 

六、

档案工

作创新

(加分5分)

16. 创新内容及方式(加分5分)

在档案监管、收集整理、利用服务、保管保护及制度建设等方面开展具有首创性和示范性作用的工作。

(加分5分)

每一项工作突出加分1分。查看相关材料

 

 

 


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